Analisis Mekanisme Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Sumatera Utara (BAPPEDASU)

Abstract

Surat merupakan sarana yang dapat memberikan informasi secara panjang lebar, jelas, terperinci, dapat dipertanggung jawabkan dan sebagai dokumen penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikanbukti tertulis. Bagi perusahaan/kantor surat merupakan citra, cermin, mentalitas jiwa serta penunjuk kondisi intern perusahaan/kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati sehingga citra yang baik dari perusahaan/kantor dapat tercermin lewat surat tersebut. Kegiatan pengurusan surat termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu perusahaan/kantor. Pengurusan surat masuk mempunyai pengaruh yang sangat penting terhadap pekerjaan kantor karena diperlukan suatu ketelitian : mulai dari pembukuan surat sampai pendistribusian surat. Begitu juga dengan surat keluar merupakan data perusahaan/kantor bila surat itu sampai tepat pada waktunya. Kecermatan dan ketepatan waktu merupakan keharusan yang paling utama dalam pengelolaan surat dan dokumen kantor. Mengelola surat dalam suatu kantor merupakan kegiatan yang sangat penting. Pengelolaan surat-surat dalam suatu kantor bukanlah aktifitas yang sederhana, tetapi membutuhkan suatu pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik. Dalam hal ini meliputi surat-surat masuk dan surat-surat keluar sampai dengan pengarsipan dan pemusnahan.