Sistem Klasifikasi Arsip Inaktif pada Kementrian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Direktorat Jendral Sumber Daya Air Balai Wilayah Sungai Sumatera II

Abstract

Pada era globalisasi saat ini masyarakat sangat membutuhkan sumber informasi, baik berupa informasi tercetak maupun informasi non tercetak. Sama halnya dengan arsip, arsip juga sangat dibutuhkan bagi masyarakat formal maupun non formal. Kegiatan kearsipan harus di tingkatkan dalam berbagai instansi atau organisasi. Meskipun pada kenyataannya tidak seperti yang diharapkan, dikarenakan disebabkan dari beberapa faktor, salah satunya kurangnya pemahaman terhadap kearsipan. Kearsipan mempunyai peranan sebagai sumber informasi yang diperlukan setiap organisasi dalam departemen maupun instansi yang tertera dalam kegiatan perencanaan penganalisaan, perumusan serta kebijakan dalam pengembalian keputusan, pengorganisasian dan pengembangan, pembuat laporan, pertanggungjawaban, pengendalian dan penilaian. Kegiatan kearsipan mempunyai arti seluas-luasnya dengan adanya peraturan perundang-undangan bahwa pemeliharaan dan pengamanan arsip sangat perlu dilakukan dan dilestarikan lebih maju sesuai dengan perkembangan zaman. Sejalan dengan berkembangnya zaman, arsip akan terlahir dalam kegiatan-kegiatan pelaksanaan fungsi instansi yang dapat berjalan baik dalam sistem kearsipan yang sistematis agar sewaktu-waktu jika arsip dibutuhkan dan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat. Klasifikasi arsip menjadi kerangka dasar untuk pembuatan kode (coding) dalam penggunaan dan penyimpanan. Penciptaan, serta penyusutan arsip. Klasifikasi arsip dalam proses penciptaan arsip digunakan untuk dasar penomoran berkas/surat. Klasifikasi dalam proses penggunaan digunakan untuk dasar pemberkasan dan penemuan kembali arsip (retrive).