Digitalisasi Koleksi Grey Literature pada Perpustakaan Universitas HKBP Nomensen Medan

Abstract

Penelitian ini dilakukan di Universitas HKBP Nomensen Medan. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan proses digitalisasi koleksi grey literature mulai dari upload dokumen sampai publishing koleksi gray literature tersebut pada Perpustakaan Universitas HKBP Nomensen Medan. Penelitian ini menggunakan metode penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, dengan cara observasi pada layanan repository Universitas HKBP Nomensen (UHN). Penulis melakukan observasi secara langsung ikut mengamati proses pengolahan Repository Universitas HKBP Nommensen Medan. Hasil penelitian dapat diperoleh jumlah koleksi grey literature 6.096 eksemplar yang terdiri dari laporan penelitian, jurnal, skripsi dan lain-lain. Sehingga perlu dilakukan kegiatan digitalisasi agar penyebaran informasi elektronik menjadi cepat. Dalam melakukan kegiatan digitalisasi Perpustakaan UHM masih sangat sederhana dengan teknologi dan website yang mereka miliki yaitu tahap 1. Proses pemilihan atau seleksi dokumen, memeriksa kelengkapan identitas penulis karya ilmiah tersebut. Tahap 2. Proses input dimulai dari a. Konversi, yaitu karya ilmiah yang masih dalam bentuk word diconvert ke bentuk PDF. b. Editing, membagi dokumen tersebut menjadi bab 1-2 dan fulltext. c. Penyimpanan (storage) setiap dokumen yang sudah dipecah akan disimpan dengan folder baru dan memberi nama folder tersebut nim dan nama penulis dokumen tersebut. Tahap 3.Upload setelah dokumennya dipecah bab 1-2 akan di upload website perpustakaan UHN (http://perpustakaan.uhn.ac.id) .Untuk mendukung proses digitalisasi Perpustakaan UHN Medan masih perlu memperhatikan keterbatasan sumber daya manusia yaitu jumlah staff pada bagian repository sangat kurang jika dibandingkan dengan jumlah dokumen yang diperoleh pertahun yang harus di upload secepatnya , kurangnya persediaan sumber daya listrik cadangan seperti generator ataupun genset dan konsitensi pekerjaan dari staf repository Perpustakan UHN Medan.